設問4 [メールの保管及び検索機能に関する具体的な検討]について、(1)~(4)に答えよ。

(2) 本文中の下線②について、検索できないメールの例を一つ挙げ、25字以内で具体的に述べよ。また、修正後のメールアドレスの比較方法を40字以内で述べよ。
メールの例:受信者メールアドレスをBCCに設定したメール(22文字)
メールの例:メーリングリスト宛に送信したメール(17文字)
比較方法:メールのエンベロープのメールアドレスと検索対象のメールアドレスを比較する。(37文字)

解説

本文抜粋
H主任:図2の3.2について、 どのように検索の範囲を限定しますか。

Jさん: ヘッダにあるFrom,To,Ccのメールアドレスと従業員のメールアドレスを比較 し、限定します。

H主任:それでは不十分ですね。従業員宛に届いたメールを例に説明します。②ヘッダのメールアドレスと従業員のメールアドレスとの比較では、従業員宛てに届いたメールであっても、検索できないことがあります。図2の3.3も同様です。

Jさん:はい、分かりました。比較方法を修正します。

図2抜粋

図2 アーカイブサーバの機能及び運用案

1.技術情報の電子ファイルを添付したメールの送信ルール
経営管理部、開発部及び製造部の主任以上による技術情報の検索を可能にするために、従業員が技術情報の電子ファイルを添付したメールを送信する場合は、内部メールサーバ上の技術情報同報専用のメールアドレス(以下、 専用メールアドレスという)にも同報する。
3.メールの検索と検索したメールのダウンロード
3.1 Webによるアーカイブサーバの検索機能を提供する。検索を行う場合は、WORM媒体からハードディスクにメールを一時的に書き戻す。

3.2 従業員は自身のメールアドレスから送信したメール及び自身のメールアドレス宛てに届いたメールの検索を行うことができる。

3.3 経営管理部、開発部及び製造部の主任以上は、3.2に加えて、1.の専用メールアドレス宛てに同報されたメールの検索も行うことができる。

3.4 3.2、3.3以外のメールを検索する場合は、人事総務部長の承認を必要とする。

3.6 検索したメールは必要に応じて、ダウンロードできる。
4.アーカイブサーバの機能周知
4.1 アーカイブサーバの運用を開始する前に、全従業員にアーカイブサーバの機能を説明する。
(以下、省略)

図2 アーカイブサーバの機能及び運用案


 まず、Jさんのメールの検索方法が「ヘッダにあるFrom,To,Ccのメールアドレスと従業員のメールアドレスを比較」であること、そしてH主任によると「それでは、従業員宛てに届いたメールであっても、検索できないことがある」ことと「1.の専用メールアドレス宛てに同報されたメールの検索」も出来ないことがわかっています。

 今回のメールの例には2通りの公式解答例があります。

 一番わかりやすいヒントはJさんの「ヘッダにあるFrom,To,Ccのメールアドレスと従業員のメールアドレスを比較」です。メールの宛先にはFrom, To, Ccに加えて「 Bcc 」があるので、メールの例「受信者メールアドレスをBCCに設定したメール(22文字)」の公式解答例に繋がります。

 そしてもう一点は「 メールのヘッダにない宛先にもメールを届けられる 」ケースです。このケースは「メーリングリストからW社従業員に届けられたメール」「メールの転送サービスを利用した場合」「迷惑メール」等が考えられます。これに繋がる公式解答例がメールの例「メーリングリスト宛に送信したメール(17文字)」です。同じくエンベロープに着目した比較方法が「メールのエンベロープのメールアドレスと検索対象のメールアドレスを比較する。(37文字)」となります。

以下に、BccとメーリングリストからW社従業員に届いたメールのエンベロープ、メールヘッダの例をあげます

BccでW社従業員に届いた場合のメールヘッダとエンベロープ

エンベロープ
    エンベロープFrom : 送信者
    エンベロープTo : TO宛先
    エンベロープCc : CC宛先
    エンベロープBcc : W社従業員
(以下省略)
メールヘッダ
    From : 送信者
    To : TO宛先
    Cc : CC宛先
    Bcc : W社従業員
(以下省略)
メールボディ
(以下省略)
※W社従業員のアドレスはメールヘッダのBccと、エンベロープのエンベロープToに設定される。このため、From, To, Ccのみの参照ではBccで送信されたメールを検索できない。
※このエンベロープを作成するのは、送信者のメールクライアントである。

メーリングリストからW社従業員に届いた場合のメールヘッダとエンベロープ

エンベロープ
    エンベロープ From : 送信者
    エンベロープ To : ML参加者①
    エンベロープ To : ML参加者②
    エンベロープ To : W社従業員
(以下省略)
メールヘッダ
    From : 送信者
    To : メーリングリスト
(以下省略)
メールボディ
(以下省略)
※W社従業員のアドレスはエンベロープのエンベロープToのみに設定される。そのため、メールヘッダを参照するだけではメーリングリスト等のメールヘッダにアドレスのないメールは検索できない。
※このメールは「1.送信者からメーリングリストのアドレスへ送信」「2.メーリングリストがメールを受信」「3.受信したメールに、メーリングリストの対象者のエンベロープを付けて新たに送信」という手順で送信されます。
※W社従業員を設定したエンベロープは3の段階で付与されます。